عميل جملة معتاد بعت أوردر جديد، لكن المالية قالت إن حسابه تجاوز حد الائتمان المعتمد. لو المبيعات ردت «طلبك اترفض»، قد تخسر فرصة قابلة للحل. ولو ردت «هنشحن عادي»، تكون وعدت بشيء لا تملك الموافقة عليه. الحل إن حالة الطلب تبقى «معلق للمراجعة المالية» مع مسؤول وخطوة تالية، لا رفضًا نهائيًا ولا موافقة وهمية.
حد الائتمان مش هو رصيد الفاتورة وحده
القرار يعتمد على سياسة الشركة: الحد المعتمد، المديونية القائمة، الفواتير المتأخرة، الطلبات المفتوحة التي تدخل في التعرض الائتماني، وشروط الدفع. لا تحسب المتاح من رقم في محادثة واتساب أو من ذاكرة موظف المبيعات. المصدر المرجعي يجب أن يكون سجل المالية المعتمد.
تشرح إرشادات Microsoft لإيقاف أوامر البيع ائتمانيًا أسبابًا مختلفة للتعليق، منها تجاوز الحد أو تأخر المستحقات أو تغيّر شروط الدفع. وهي مثال لنظام مؤسسي عالمي، وليست قاعدة محاسبية مصرية أو دليلًا على تكامل Mr. AI مع ERP.
افصل بين حالة الحساب وحالة الطلب
قد يكون الحساب نشطًا لكن طلبًا معينًا يحتاج مراجعة. وقد يكون هناك قيد على الحساب كله. سجّل سبب التعليق داخليًا بصورة دقيقة، لكن لا ترسل للعميل تفاصيل حساسة عن مديونيته في مجموعة عامة أو إلى شخص غير مخول.
مثال افتراضي: حد العميل الائتماني المعتمد 200 ألف جنيه، والتعرض الذي تحتسبه المالية 190 ألفًا، والأوردر الجديد 40 ألفًا. مجموع 230 ألفًا يتجاوز الحد في هذا المثال، لكن لا يعني أن قرار الاستثناء أو الدفع الجزئي محسوم. المالية وحدها تراجع صحة الحساب وما تسمح به السياسة.
رسالة العميل لا تحتاج تفاصيل دفتر الأستاذ
«استلمنا طلبك، وهو حاليًا في مراجعة حسابية قبل تأكيد التنفيذ. هنرجع لك بالخطوة المطلوبة بعد مراجعة الفريق المختص. لسه ما تمش اعتماد الشحن». الصياغة واضحة من غير اتهام العميل أو كشف أرقام غير مصرح بها.
لو الشركة تسمح بدفعة مقدمة أو تسوية مستحق أو استثناء محدود، قدّم الخيار فقط بعد موافقة المالية وبشروط مكتوبة. لا تعد بحجز المخزون طوال فترة التعليق من غير سياسة واضحة؛ حجز الكميات قبل أمر الشراء يشرح لماذا هذا القرار منفصل.
أربع حالات في لوحة المتابعة
احتفظ بحالة واضحة: بانتظار مراجعة المالية، بانتظار إجراء من العميل، موافقة استثنائية موثقة، أو غير معتمد مع سبب داخلي. لكل حالة مالك وموعد تحديث. لا تجعل المبيعات تغير حالة «معلق» إلى «جاهز للشحن» من دون موافقة الجهة المختصة.
راجع شهريًا زمن بقاء الطلبات في التعليق، ونسبة الحالات التي تفتقر إلى مالك، وعدد الوعود بالشحن قبل الاعتماد. راقب كذلك أثر التأخير على فرص البيع، لكن لا تعتبر كل طلب معلق فرصة ضائعة؛ بعض الإيقافات تحمي التدفق النقدي.
ما الذي يستطيع Mr. AI فعله؟
يمكن للمنصة استقبال استفسار العميل والرد بالمعلومات المعتمدة ومتابعة الخطوة التالية وتلخيص المحادثة للفريق. لا نفترض أنها تحسب التعرض الائتماني أو تفحص دفاتر الحسابات أو تعتمد تجاوز الحد تلقائيًا. اجعل المالية مصدر القرار، ثم اختبر سيناريو التواصل مع المبيعات.
