عميل جملة وافق على تصنيع منتج بمواصفات خاصة، وبيقول لك: "ابدأوا شغل وأنا هحوّل العربون بكرة". هل تعتبر الطلب مؤكدًا؟ لا تبدأ التزامًا إنتاجيًا غير قابل للتراجع لمجرد موافقة في المحادثة. افصل بين الموافقة على المواصفات، واعتماد الشروط المالية، والتحقق من استلام العربون إذا كان شرطًا للبدء.
ده مش معناه إن كل طلب B2B لازم له عربون. القرار يتوقف على تكلفة المواد، وإمكانية إعادة بيع المنتج، وعلاقة العميل، والسياسة المعتمدة عندك.
فين بتضيع الصفقة أو تتحول لخسارة؟
شركة توريد تستقبل طلبًا لتصنيع 200 قطعة بمقاس خاص. المبيعات اتفقت على السعر، لكن العميل لسه ما أكدش الرسم النهائي، والمالية ما سجلتش دفعة. مسؤول التشغيل بدأ يحجز مواد بناءً على رسالة "تمام". بعد يومين العميل يغير المقاس.
المشكلة مش في نية العميل. المشكلة إن كلمة "موافق" كانت بتشير لثلاث حاجات مختلفة: موافقة فنية، وموافقة تجارية، وإذن ببدء التنفيذ. لازم تكتب لكل واحدة حالة مستقلة.
سجل أربع موافقات قبل التشغيل
أولًا: المواصفات. رقم نسخة الرسم أو الوصف، الكمية، الألوان، القياسات، معايير القبول، ومين وافق عليها. لو فيه تعديل بعد الاعتماد، اطلب نسخة جديدة بدل تعديل شفهي.
ثانيًا: عرض السعر. إجمالي القيمة، العملة، صلاحية السعر، الضرائب والشحن إن انطبقت، ومواعيد التسليم المتوقعة. لا تعتبر تاريخ التسليم وعدًا نهائيًا قبل مراجعة الطاقة الإنتاجية.
ثالثًا: شروط العربون. هل العربون مطلوب أصلًا؟ كام نسبته أو قيمته؟ إمتى يستحق؟ وإيه سياسة الإلغاء أو التعديل المعتمدة؟ ما تخترعش شرط "غير قابل للاسترداد" لو مش موجود في مستندات الشركة.
رابعًا: تأكيد المالية. صورة التحويل اللي بعتها العميل دليل يحتاج مراجعة، مش إثبات نهائي أن المبلغ دخل الحساب. راجع طريقة التحقق من إثبات الدفع قبل تحديث الحالة.
الحالة الصحيحة أهم من الرد السريع
استخدم حالات واضحة في سجل الطلب: "مراجعة مواصفات"، "بانتظار اعتماد العرض"، "بانتظار العربون"، "تم تأكيد استلام العربون"، "مصرح بالإنتاج". آخر حالة لا تُمنح تلقائيًا بمجرد إرسال إيصال.
في مثال افتراضي، لو الشركة تشترط 30% عربونًا، لازم يكون الرقم مذكورًا في العرض الموافق عليه. النسبة هنا مثال وليست سياسة Mr. AI أو قاعدة قانونية مصرية.
دليل Microsoft لتسجيل دفعات العملاء المقدمة يوضح فصل فاتورة الدفعة المقدمة واستلامها وتسويتها مع الفاتورة النهائية في نظام مالي. ده مثال تشغيلي من منتج عالمي، وليس فتوى عن طريقة إصدار الفواتير في مصر. المستندات الضريبية والحسابية تراجعها مع المحاسب المحلي.
ماذا تقول للعميل على واتساب؟
لو المواصفات جاهزة والعربون لم يؤكد بعد، الرد المفيد هو توضيح الخطوة التالية: "تمت مراجعة المواصفات وعرض السعر. ننتظر تأكيد المالية لاستلام العربون المتفق عليه قبل اعتماد بدء التصنيع. هنبلغك فور تأكيد الحالة". لا تقل "دخلنا الطلب الإنتاج" قبل تحقق الشرط.
ولو العميل عايز يغير المواصفات بعد دفع العربون، ما تعدوش فورًا إن التغيير مجاني أو مستحيل. سجّل طلب التغيير، وراجع أثره على التكلفة والمدة والمبلغ المدفوع، ثم اطلب موافقة جديدة.
امتى يحتاج الطلب تدخل بشري؟
عند اختلاف الإيصال مع كشف الحساب، أو طلب بدء عاجل قبل السداد، أو تغيير المواصفات، أو نزاع على استرداد العربون. الموظف يحتاج ملخصًا يشمل رقم العرض، نسخة المواصفات، قيمة العربون المطلوبة، حالة التحقق، وآخر التزام مكتوب.
في Mr. AI يمكن تنظيم الردود بمعرفة الشركة، والمتابعة حسب القواعد، وتحويل المحادثة للفريق مع سياقها. النظام لا يُعد بديلًا عن اعتماد المالية أو نظام أوامر الإنتاج. لو فريقك بيستقبل طلبات تصنيع خاصة من واتساب، احجز تجربة لمراجعة مسار الاستفسار حتى التسليم البشري.
