عميل شركة بعت صورة على واتساب وسأل: «تقدروا تعملوا نفس المنتج بالمقاس ده؟ والسعر كام؟». لو موظف المبيعات تعامل مع الصورة كأنها صنف موجود في الكتالوج، ممكن يحدد سعرًا وموعد تسليم لمنتج لم يراجعه الفنيون. الطلب الخاص فرصة بيع تستحق التأهيل، لكنه ليس منتجًا جاهزًا ولا عرض سعر معتمدًا.
ابدأ بتحديد نوع الطلب، مش بإعطاء سعر
أحيانًا العميل يقصد لونًا مختلفًا من منتج موجود، وأحيانًا يريد تعديل مقاس، وأحيانًا يطلب تصنيعًا جديدًا بالكامل. كل حالة لها مسار تكلفة ومدة ومخاطرة مختلف.
المقارنة العملية هنا بين ثلاثة مسارات: منتج موجود بكود معروف، متغير معتمد داخل الكتالوج، وطلب خارج الكتالوج يحتاج دراسة. توثيق Microsoft لإضافة المنتجات إلى عروض الأسعار يميز بين المنتجات المسجلة وWrite-in products التي تُضاف لعرض محدد. دي طريقة تنظيم في برنامج عالمي، مش إثبات إن كل طلب خاص قابل للتنفيذ أو إن Mr. AI يصنع عرض السعر تلقائيًا.
خمس معلومات قبل تحويله للتقييم الفني
اطلب وصف الاستخدام، والمقاسات أو المواصفات المطلوبة، والكمية المتوقعة، والموعد الذي يحتاج فيه العميل المنتج، وأي ملف أو رسم مرجعي. لو الصورة وحدها لا توضح الخامة أو التفاوت المقبول، قل إن التقييم يحتاج معلومات إضافية.
في المقابل، لا تجعل العميل يملأ استمارة طويلة قبل أن تعرف هل الشركة أصلًا تقدم تصنيعًا خاصًا. أول سؤال داخلي هو: هل نوع التخصيص ده ضمن نطاق خدماتنا المعتمد؟ لو الإجابة لا، الأفضل الرد المبكر والواضح بدل متابعة لا تنتهي.
فرّق بين دراسة الإمكانية والموافقة على التنفيذ
في مرحلة استلام الطلب، الشركة فهمت المطلوب مبدئيًا. في المراجعة الفنية، المختص يراجع الخامة والتصميم والكمية وحدود التنفيذ. في مراجعة التكلفة والمدة، يتم تحديد السعر والتوريد والحد الأدنى وأي رسوم تصميم أو عينة. وبعد اعتماد العرض فقط، يمكن إرسال سعر وشروط لها صلاحية واضحة.
العبارة «غالبًا نقدر نعمله» لا تصلح كالتزام. لو عندك حد أدنى أو رسوم إعداد أو موافقة جودة، لازم تظهر في العرض المعتمد، مش بعد تحصيل الدفعة.
مثال افتراضي: مطعم طالب عبوة بمقاس غير موجود
المشتري يرسل صورة لعبوة ويريد شعار المطعم عليها. المبيعات تسأل عن حجم العبوة والخامة والكمية والتاريخ المطلوب، وتراجع هل الطباعة والتخصيص متاحان أصلًا. بعدها تحول الطلب لفريق الإنتاج أو المورد المعتمد. لو الفني قال إن الحجم غير قابل للتنفيذ، لا يُرسل سعر تقديري يوحي بالعكس.
رد أولي مناسب: «ممكن نراجع إمكانية تنفيذ المواصفة دي. ابعت لنا المقاس والكمية المطلوبة والموعد المستهدف، ولو عندك رسم أو ملف تصميم أرفقه. هنراجع الإمكانية والتكلفة قبل ما نأكد السعر أو موعد التسليم». المثال توضيحي وليس حالة عميل حقيقي.
متى تختار بديلًا من الكتالوج؟
لو الطلب الخاص مكلف أو غير ممكن، اعرض بديلًا موجودًا فقط بعد توضيح الفرق الذي قد يهم العميل. البديل لازم يحقق الغرض، مش مجرد صنف أعلى سعرًا. ولو العميل أصر على المواصفة الأصلية، سجل أن الفرصة تحتاج تطوير منتج أو أنها خارج نطاق الخدمة، بدل تحويلها إلى طلب مؤكد.
لو أرسل العميل ملف مواصفات، راجع استقبال ملفات RFQ على واتساب. ولو وصلتم إلى عرض سعر، استخدم مسار مراجعة عروض أسعار B2B بدل اعتبار الرد الأول عرضًا رسميًا.
المؤشرات التي تستحق المتابعة
تابع نسبة الطلبات الخاصة التي كانت ضمن القدرة التشغيلية، ومتوسط وقت التقييم الفني، وأسباب الرفض، والطلبات التي تحولت لعروض معتمدة، والطلبات التي أعيد تسعيرها بعد تغيير المواصفات. لا تخلط بين زيادة عدد الاستفسارات وبين زيادة هامش الربح. الطلب الخاص قد يكون مربحًا أو مرهقًا حسب تكلفته الفعلية.
دور Mr. AI بحدوده الحقيقية
يمكن لـMr. AI جمع وصف الطلب والمرفقات المشار إليها، والرد بمعلومات المنتجات المعتمدة، وتلخيص المطلوب، والمتابعة، وتحويل الاستفسار لموظف. لا نفترض أن النظام يحسب تكلفة تصنيع مخصص أو يقرر الإمكانية الفنية أو يوافق على سعر من نفسه. لازم تظل المواصفات والقرارات لدى الفريق المختص.
للمتابعة على واتساب، راجع سياسة WhatsApp Business واحترام موافقة العميل. خذ خمس رسائل قديمة فيها طلبات خارج الكتالوج، وحدد المعلومات التي كان نقصها سببًا في تأخير الرد، ثم اختبر سيناريو التأهيل.
